「文章を書くのが苦手で、わかりやすい文章を書けない」
「上司から文章がわかりにくいと指摘されてしまった」
「人の文章を読んでわかりやすいと感じることはあっても、どこを真似すればいいのかわからない」
どんなに一生懸命書いた文章だとしても、相手に伝わらないのなら意味がありません。
これは会話においても同様です。わかりにくい文章を書く人は、会話の場合もうまく伝えられていない可能性が高いです。
これって人とコミュニケーションをとる上でかなり致命傷ですよね…。
では、なぜ文章がわかりにくくなってしまうのでしょうか？
一般的によく言われるのは「語彙力が少ないから」という理由ですが、実はそうではありません。
語彙力が少なくても、日常会話ができるレベルの人であればわかりやすい文章は書けます。
文章をわかりやすく書く秘訣は語彙力ではなく「文章構成」にあるからです。
この記事は、まずわかりにくい文章の特徴を説明してから、わかりやすい文章を書くための文章構成について解説していきます。これを真似するだけであなたの文章が一気にわかりやすく、伝わりやすい文章に変えることができますよ！
ぜひ最後まで読んで、実践してみてくださいね。
わかりにくい文章の特徴４つ
①結論があいまい
結論があいまいな文章だと「結局何が言いたかったの？」と思われてしまいます。
これでは伝えたいことは全く伝わりません。
読書感想文を例に挙げてみます。こんな文章だったらどうでしょうか？
この本は、人生をより良くするための多くの方法を提供しており、読んでいて多くのことを学びました。具体的にどう変わったかと言うと、何かが変わった気がしますが、はっきりとは言えません。ただ、全体的には良い本だと思います。
「えっ？何が言いたいの？」って思いますよね。
これでは結論が「多くのことを学べる」なのか「人生が変わる」なのか「良い本だった」なのかわかりません。
（単純に内容が浅いという問題点もありますが…）
②文章が無駄に長い
文章が無駄に長いと前後のつながりがわかりにくく、まとまりのない文章になってしまいます。
例えばこんな感じです。
この本は、まず自分自身を見つめ直すことの重要性について説明するところから始まりますが、その後も目標設定の方法や達成するための具体的なステップについても非常に詳細に述べていて、毎日のスケジュールをどう組むかや、どのようにモチベーションを維持するか、良好なコミュニケーションをとるための方法や、対人関係でのストレスの対処法についても詳しく書かれています。
本の内容を説明したいことはわかりますが、一文に情報を詰め込みすぎです。
こんな文章だと、読み手側が頭の中で内容を整理しなければならないので、読むだけで疲れてしまいますね。
私も昔、読書感想文でこんな感じの文章を書いていたことを思い出して、なんだか恥ずかしくなってきました。
とにかく色々学んだことをアピールしたかったんでしょうね。
もはや感想文ではないですが…。
③表現が一般的、抽象的すぎる
文章の中で一般的な表現しか使われていなかったり、抽象的な表現ばかりだと、読み手が内容をイメージしにくいので「文章がわかりにくい」という印象を与えてしまいます。
ここでも具体例を挙げてみます。
この本は本当に素晴らしい本で、読んだ後にとてもやる気が出ました。いろいろな新しい考え方や方法が紹介されていて、人生が変わるような気がします。全体的に、とても良い本だと思います。
思わず「具体的にどこが良かったの？」とツッコみたくなりますよね。
このように具体例がなく表現が一般的・抽象的すぎると、読み手が具体例を自分で想像して考える必要があり、読み手側の負担が大きくなってしまいいます。
④感情ばかりを書いてしまう
これは女性に多いのですが、物事を感情で捉えてしまう傾向があり文章が論理的にならないため「結局何が言いたいの？」と思われてしまうパターンです。
友人と愚痴を言い合うときはそれでもいいのですが、文章を書く時にはそれが事実なのか、感情なのか、考察なのかなどを切り分けて書かないと読み手にとってわかりにくくなってしまいます。
具体的にはこのような文章です。
この本を読んで本当に感動しました。著者がどれだけ素晴らしい人かが伝わってきて、とても心が温かくなりました。この本を読むことで、自分が人生をどれだけ無駄に過ごしてきたかに気づかされました。涙が出るほど感動した部分もあり、本当にこの本に出会えて良かったと思います。でも、やっぱり私は今まで何もしてこなかったことにショックを受けました。
本を読んで感動したということは伝わってきますが、一番伝えたいメッセージがなんなのかはっきりしないですね。
この場合、読み手が「きっとこういうことを言いたいんだろうな」と推測しなければなりません。結構ストレスに感じると思います(笑)
要するに「わかりにくい文章」とは言い換えれば「読み手にストレスを与える文章」のことなのです。
わかりやすい文章を書くための型PREP法
ではどうすればわかりやすい文章、つまり「読み手にストレスを与えない」文章を書くことができるのでしょうか。
そう考えたときに役に立つのがPREP法という文章構成の型です。
PREP法とは
PREP法とはわかりやすく説得力のある文章を書くための文章構成の型です。
以下の4つの構成から成り立っています。
P（Point）：結論
R（Reason）：理由
E（Example）：具体例
P（Point）：再度結論
PREP法のメリット
- 最も伝えたいことが明確に伝えられる
- 結論を最初に述べることで、文章を読んでいる途中で「結論は何だろう？」と想像する必要がないため、読み手側の負担を減らすことができる
- 一般的にビジネスシーンに適していると言われているが、それ以外でも様々な場面で応用が利くなど汎用性が高い
PREP法を使った文章の例
PREP法を使って「本を読んだ感想」を書いてみるとこんな感じになります。
Point（結論）
この本は、目標設定のための具体的な方法を知りたい人におすすめの本です。
Reason（理由）
なぜなら実際の目標設定に使える具体的なアドバイスが豊富に含まれており、誰でもすぐに実行に移せる内容になっているからです。
Example（具体例）
この本では「SMART」目標の設定方法を紹介しています。
「SMART」とは、具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、現実的な（Realistic）、期限付き（Time-bound）という意味です。
この方法を使えば実現可能性の低い目標でなく、達成しやすい具体的な目標を立てることができます。
私は実際に「毎日10分の筋トレを1か月間継続する」という具体的な目標を設定しました。
この目標を達成するためのステップが明確になったことで、毎日行動を起こすことができ、実際に目標を達成できました。
Point（再度結論）
このように、この本を読むことで具体的で達成可能な目標を設定する方法が学べます。目標達成に向けて確実に前進したい人へおすすめの本です。
先ほどのわかりにくい文章の例と比べると、はるかに理解しやすい内容になりましたよね。
PREP法を取り入れるコツ
PREPと書いてから文章を書き始める
文章を書く前に「P：結論」「R：理由」「E：具体例」「P:再度結論」と書き出します。
それに沿って文章を書いていくと、PREPの型で文章を書くことができます。
結論から話す癖をつける
文章を書く時に結論から書くのを意識することももちろんですが、普段の会話の中でも口癖のように「結論から言うと」という言葉から話し始めるのがおすすめです。
結論から話す習慣がつくと、圧倒的に「話がわかりやすい人」になることができます。
わかりやすい文章になっているか確認する方法
人に読んでもらい率直な意見を求める
これが一番簡単かつ効果的な方法です。
自分で自分の文章を読んでいるとどうしてもバイアスがかかってしまい、わかりやすいかそうでないかの判断がつかないものです。
まずは誰でもいいので、友人や家族、同僚など身近な人にお願いして自分の文章を読んでもらいましょう。
そして、以下のような質問をしてみてください。
- 文章の内容が理解しやすかったか？
- どの部分がわかりにくかったか？
- 改善すべき点や、良かった点はどこか？
これらのアドバイスを元に文章を修正することで、よりわかりやすい文章に仕上げることができます。
また、読んでもらう相手を複数にすると、異なる視点からのフィードバックを得られ、さらなる改善点が見つかるかもしれません。
人に文章を読んでもらうことは「恥ずかしい」と感じるかもしれませんが、そんなことを気にしていては文章力は一生上がりません。
私も以前は、完璧な文章が書けるまで恥ずかしいから人には見せたくないと思っていました。なんというプライドの塊でしょう(笑)
でもある時、私の尊敬している方から「恥をかかないと上達しない」ということを教わりました。
そこから気持ちを入れ替え、文章を書いたら必ず添削をしてもらうようにしました。自分では「よく書けた」と思っても、色々なご指摘をいただくことばかりです。
そして指摘してもらった内容を素直に受け入れて改善していくことで、今までに比べライティングスキルが飛躍的なスピードでアップしていると実感できるようになりました。
自分一人の頭で考えていては、決してできなかったことです。
文章は人に読んでもらってこそ意味があるのです。
自分の過去の文章を読み返してみる
もう一つの有効な方法は、過去に自分が書いた文章を読み返してみることです。
時間が経つと自分の文章を客観的に見つめ直すことができるようになります。過去の文章を読むことで、「文章力上がったな～」と実感するとともに、「こう書いた方がわかりやすくなる」などの改善点を発見することができます。
具体的なステップとしては、以下のように進めるのがおすすめです。
- 一定期間（例えば数週間や数ヶ月）経過した後に、過去の文章を読み返してみる。
- 文章の構成、内容、表現方法などをチェックし、改善点をメモする。
- 現在の自分ならどのように書き直すかを考え、実際に修正してみる。
このプロセスを繰り返すことで、自分の文章力を継続的に向上させていくことができます。
また、過去の文章と現在の文章を比較することで、自分の成長を実感することができ、モチベーションの向上にもつながります。
まとめ：PREP法を使いこなせるようになろう！
PREP法は文章の書く順番を入れ替えるだけで、誰にでも簡単に使うことができます。
細かいことを言えば、文章をわかりやすくするコツはPREP法の他にもたくさんあります。
しかし、文章構成がわかりにくい状態で中身を良くしようと考えるのは、順番が間違っています。
まずはPREP法を使いこなせるようになること、これがわかりやすい文章を書くためのスタートです。
ちょっと意識するだけで「伝わらない」文章を「伝わる」文章に変えることができるので、ぜひやってみてくださいね♪
最後まで読んでいただきありがとうございました！
